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集会治理制度 第一章 总则 第一条 目的为使公司的集会治理规范化和有序化，提高集会的质量和效率，降低集会成本，切实跟踪落实集会提出的各项事情任务与事情要求的完成情况，从而保证集会的有效性，特制定本制度。第二条 适用规模 制度适用于公司（各分公司、业务部门、服务处）各项集会治理。
第三条 集会形式 一、公司的集会形式包罗：定期的通例性集会和暂时性集会。其中，定期的通例性集会主要包罗以下5种形式：（一）公司周年庆典表彰大会；（二）公司高管事情例会；（三）公司年终事情述职事情总结集会；（四）公司年中事情述职事情总结集会；（五）各分公司、业务部门、服务处周例会/月度集会。
二、暂时性集会的主持部门以事件主导部门为主召开，详细集会到场人、集会时间及集会内容应提前一个事情日以通知形式见告相关参会人员。第二章 集会流程 第四条 集会摆设的原则一、坚持局部听从整体的原则，集会优先于部门集会，紧迫集会优先于一般集会。二、各种集会优先顺序为：例会、暂时性行政/业务集会、部门内部集会。
三、因处置突发事件而召集的紧迫集会不受此限。第五条 集会通知 一、通例性集会除时间暂时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。
二、暂时性集会按“谁提拟，谁通知”的原则举行集会通知。三、集会通知期：须于开会前一个事情日内通知参会人及会务服务提供部门。四、集会通知的渠道： （一）公司内部QQ群、微信群、企业邮箱：适用于通例性集会通知（含通例性集会暂时调整时间的）、暂时性集会通知；（二）通告栏：适用于暂时性集会通知；（三）电话通知：适用于暂时性集会通告后，由主持部门电话通知参会人；（四）OA系统中行政办公之“通告通知”模块公布：适用所有集会类型，用于集会通知存档，备查。
五、集会通知的内容：（一）集会时间； （二）集会所在；（三）集会主持部门； （四）参会人员； （五）集会主题； （六）集会须准备的资料明细；（七）参会注意事项； （八）其他。第六条 集会准备一、集会主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好集会准备事情，如落实会场，部署会场，备好座位、集会器材等集会所需的种种设施、用品等。
二、对于需要给参会人员发放集会资料的，集会主持部门应凭据参会人数提前印制集会资料。三、集会主持部门应提前打印《集会签到表》，并由集会记载员监视参会人员签到情况，集会签到表须在集会竣事后由集会主持人签字确认。四、为了合理分配集会室资源，有效贯彻集会室摆设原则的划定，集会主持部门须提前至少一个事情日在OA系统中“综合办公”栏目中填写《集会申请》流程表单； 因处置突发事件而召集的紧迫集会不受此限，但集会组织部门或小我私家必须提前电话与公司行政前台存案。
第七条 集会组织 一、集会组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。二、集会主持人必须遵守以下划定：（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于集会开始后，将集会的议题、议程、须解决问题及告竣目的、议程推进中应注意的问题等举行须要的说明，并说明各项议程或许的集会时间限制，以提高集会的效率。
（三）集会举行中，主持人应凭据集会举行中的实际情况，对议程举行适时、须要的控制，并有权限定讲话时间和终止与议题无关的讲话，以确保议程顺利推进及集会效率。（四）对于讨论、决议性议题的集会，主持人应引导集会做出结论。对须团体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人讲明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导集会就其后续摆设统一意见。（五）主持人应将集会决议事项付诸实施的法式、实施人（部门）、告竣尺度和时间等会后跟进摆设向参会人明确，并落实详细的集会跟踪卖力人。
三、参会人必须遵守以下划定：（一）应于会前10分钟到达会场，并在《集会签到表》上签到。（二）集会讲话应言简意赅，紧扣议题。（三）遵循集会主持人对议程控制的要求。
（四）对于事情部署性质的集会，原则上不在会上举行讨论性讲话。（五）遵守集会纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处，原则上集会期间不允许接听电话，如需接听，请脱离会场。（六）原则上参会人员不得请假；如确需请假的，须向集会主持部门卖力人及分管副总、须要情况下还要向总司理说明情况并征得同意后，方可请假。
（七）无故未定时到场集会的，将给予当事人100元/次的处罚，并存案。（八）参会人员应做好本人的集会记载。
四、集会主持人为集会考勤的批准人，考勤记载由集会记载员卖力。第八条 集会记载一、各种集会均应以专用记载本举行集会记载。二、集会举行期间，重要集会须用录音笔举行录音，并于集会竣事后两个事情日内由集会记载员将集会录音提交至公司存档。
三、各种集会原则上应确定专人卖力记载。集会记载员简直定应遵守以下划定：（一）各部门应常设一名集会记载员（一般为本部门的助理或行政文员），集会记载员名单须报行政部存案；如需调整集会记载员的，调整部门须实时通知行政部。
（二）公司凭据名单配发集会记载本。集会记载本用完后由记载员凭旧本至行政部换领新本，旧本同时本部门存档。
集会记载本的领取挂号按低值易耗品的领取法式管理。（三）集会记载员卖力本部门集会及本部门卖力组织的集会的记载事情。（四）集会记载遵照“谁组织，谁记载”的原则，如有须要，集会主持人可凭据本原则及思量集会议题所涉及业务的需要，暂时指定集会记载员。（五）公司治理层主持的例会、暂时行政集会原则上由总司理助理/秘书卖力集会记载事情，公司治理层尚有指定的，从公司治理层指定。
（六）集会记载员应遵守以下划定：1、以集会记载本做好集会的原始记载及集会考勤记载，并于集会竣事后半个事情日内整理好集会纪要，由集会主持人审批通事后下发至参会人员。2、集会记载应只管接纳实录气势派头，确保记载的原始性。
集会主持人须在每次集会记载上签字确认。3、对集会已议决事项，应在原始记载中括号注明“议决”字样。4、做好集会原始记载的日常归档、保管事情。
三、集会记载的备档按以下划定：（一）本部门卖力组织的各种集会的集会记载，由本部门常设集会记载员卖力日常归档、保管，但用完后的记载本应作为秘密档案实时转公司统一归档备查。（二）本部门集会记载由本部门常设集会记载员统一归档备查，部门内其他人员需查阅集会记载的，须经部门卖力人同意后，方可举行查阅，并在查阅内容所在页的页眉处签字。
（三）部门其他人员查阅集会记载时，集会记载员须在场；除经部门卖力人及分管副总同意外，集会记载本不得外借给其他部门或部门内其他人员。对于集会记载的外借情况，记载员应如实在集会记载中写明外借时间、外借原因及外借人，并由外借人签字确认。（四）集会记载为的秘密档案，保管人员不得擅自外泄。
第九条 集会纪要一、下列情况，集会记载员须将集会记载整理为集会纪要：（一）除部门部门“站会”外，的通例性集会；（二）各种暂时行政/业务类集会；（三）各种紧迫性集会；（四）与谋划治理相关的集会；（五）须会后对集会内容贯彻落实举行跟进的集会；（六）其他集会主持人要求整剖析议纪要的集会。二、所有集会均需做集会纪要，以利便相关信息的查询和后续事情的追踪、落实；集会纪要需如实记载，对内容举行归纳综合、总结，分种别或分项目记载。三、集会纪要中包罗（但不仅限于）如下内容：Ø集会的主要内容及议题；Ø集会讨论或决议的重大事项；Ø集会决议的行动计划或革新措施。（详细花样详见附件）四、集会纪要整理和发送应在1个事情日内完成，下发或传阅规模由集会主持人确定，通过OA协同发送给所有集会相关人员，及对接人事专员。
五、集会须有落地执行计划输出，详细如下：（一）宣贯类集会：宣贯后的革新落实计划（二）专题类集会：针对问题如何解决列出相关人员的事情摆设和计划（三）事情汇报类集会：针对部门问题或小我私家事情问题的希望摆设、改善提升列出相应的计划摆设六、集会纪要输出的事情计划须举行跟进落实情况，跟踪记载汇总实行一会一表制。第三章 集会纪要的跟踪落实 第十条 落实计划跟踪 各部门对接人事专员对集会纪要输出的落地计划，根据计划时间节点举行跟进，并于每月底输出该部门的集会落地执行情况的希望汇报，并将效果上交到分管副总处。第十一条 落地效果考核 集会的落地计划的执行希望情况会举行相应考核，以每月为一个考核节点。
（一）定时间节点完成事情摆设和希望，相关人员绩效结果加5 分； （二）事情事项均能定期完成，部门年度考核中予以特殊情况加分； （三）一项事情延期完成，相关人员绩效结果扣5分； （四）事情在延期一个月后仍未完成，部门卖力人绩效结果扣10分； （五）部门集会纪要事情凌驾3项在延期一个月后仍未完成，部门年度考核中取消评优资格。第十二条 赏罚措施 （一）处罚方面 1、集会未整剖析议纪要一次，集会提倡组织人予以警告； 未整剖析议纪要两次及以上，处以提倡人所属部门卖力人予以警告； 2、集会提倡人凌驾一个事情日内将集会纪要发放给相关人员，予以警告处分； 3、集会纪要事情计划摆设人员一次未根据集会效果执行落地，处以相关人员警告处分； 两次及以上未执行，则相关人员及部门卖力人处以通报品评及罚款的处分。（二）奖励方面 1、集会纪要每月定时整理、发放，对集会提倡人及其卖力人举行通报表彰； 2、集会落地执行一连三次均能根据时间节点完成，对于到场事情计划落实的相关人员予以通报表彰以及所属部门奖励奖金500元。
（三）人力资源部每月对集会纪要以上的赏罚情况予以OA通告的形式予以公示。第十一条 集会纪要的汇总统计一、事情任务完成情况的统计：如事情完成时长、事情完成效果水平、是否有后续待完成的事情内容等，争取以柱状图、饼图等形式体现。二、事情时间的统计：凭据各岗位差别的事情内容，盘算各事情内容的完成事情日。
三、事情任务计划合理性的统计：将计划内事情与计划外事情举行横向比对分析。确认各岗位计划内与计划外事情的比例，从而确定各岗位的灵活灵活性。四、每周事情量的统计：凭据事情量完整天数确定每周事情量的完成情况，以事情完整天数的几多为尺度来确定每周事情量巨细排名，并凭据各周事情量巨细的综合排名，确定每月实际的事情重点与计划的重点是否一致等情况。五、每月事情重点的统计：凭据每周事情量完成的几多来确定每月的事情完成重点，并凭据此统计确认比力每月事情重点与事情量之间是否存在一定联系。
第十二条 集会纪要跟踪落实的审核法式 一、由集会主持人填写《部门集会纪要事情任务跟踪落实情况》并报部门主管、分管副总或总司理审核。二、于下次集会前一个事情日内就集会纪要事情任务跟踪落实情况举行汇总统计。三、对于未落实的集会事情内容在与执行人相同后，要明确未完成的原因分析，该原因分析和为跟踪落实情况表提交部门主管、分管副总或总司理审批。
四、如集会主持人未如期完成落实跟踪的，第一次将口头品评，并相识未完成的原因，凭据集会主持人提出的问题举行针对性培训；对于第二次未如期完成落实跟踪的，将其不允许继承集会主持人事情；对于凌驾三次（含）未如期完成落实跟踪的，将保留与集会主持人排除劳动条约的权利。第四章 集会室治理划定 第十三条 集会室由行政部部统一治理，现在的集会室主要为：公司行政楼：201集会室、202集会室、集会室301、集会室302、集会室303、行政二楼贵宾接待室、行政四楼综合集会室。研 发 楼：101集会室、201集会室、202集会室、301集会室、研发中心综合培训室。
第十四条 集会室使用时间原则上只要使用部门在OA系统填写《集会室申请》流程。行政前台审批后，均可在约定时间内举行使用，如有变更，可在第一时间向行政部存案调整。第十五条 集会室申请与挂号：（一）除暂时短暂性集会/面谈不用申请与挂号外，其他集会都须填写OA系统集会室申请流程流程，并注明是否需要使用集会设备、是否需要毗连电话集会、视频集会。
Ø 集会设备：投影仪、八爪鱼扩音器，视频设备；Ø 电话集会：一般在没有网络或者网络毗连状态欠好的时候，建议开电话集会，并要严格控制电话集会时间；Ø 视频集会：集会双方都有网络的情况下，建议开视频集会；（二）集会主持部门须提前一个事情日在OA系统中填写《集会室治理》申请流程。（三）行政前台须凭据集会室摆设原则，在申请人填写《集会室治理申请表》时资助申请人合理摆设集会室；如申请人对集会室摆设有异议且行政前台无法解决的，提交行政部主管协调整决。（四）对于未提前对集会室举行申请的，行政部将无法为其摆设暂时集会所在。
由此造成的结果，由集会主持部门自行负担。（五）对于暂时召开的紧迫集会需要使用集会室的，集会主持部门必须提前与行政前台举行相同确认，待确认集会室没有被预约后方可按“特情特办”的原则由行政部统一摆设，但申请部门不得对集会室的所在提出异议。第十六条 部署会场及集会期间参会人员须敬服集会室内财物，如有损毁将由当事人照价赔偿；对于无法确定当事人的，将由参会全体人员照价均摊赔偿。
第十七条 参会人员须提前15分钟进入会场举行签到并期待，事情时间克制参会人员在办公及休闲区域内期待，以免影响正常办公秩序。第十八条 集会室使用部门，须维持集会室的整洁，使用完毕后须将移动的桌椅实时放回原位，以利便其他部门使用。第十九条 集会室使用部门及参会人员须确认座位周边及集会室内的电源及电器设备是否关闭，如发现设备故障的应实时报行政部存案，以便实时修理，保证其他集会的顺利举行。
第二十条 集会室内物品未经行政部批准，不得私自转借他人或挪借他用，严禁在集会室打牌、嬉戏打闹、聚会等。第五章 附则 第二十一条 本制度自公布之日起实施。本制度内容的最终解释权归行政部所有，本制度中涉及的OA系统操作流程的解释权归IT治理员所有。
第二十二条 本制度公布之日起，原相关集会室治理划定同时作废。集会纪要模板企业治理百宝箱全站内容电子版获取企业治理百宝箱+签字内容电子版，请点击下方“相识更多”或添加主页联系方式。
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